Fakturowanie usług bądź towarów to obowiązek każdej firmy, która dokonuje sprzedaży na rzecz innych podmiotów gospodarczych. Niemniej jednak w niektórych sytuacjach istnieje możliwość wystawienia faktury, w innych przypadkach jest ona elementem obligatoryjnym. Kiedy firma może, a kiedy musi wystawić fakturę za usługi budowlane?

Fakturowanie usług zakończonych i prac w toku

Faktura to podstawowy dokument księgowy, potwierdzający przeprowadzenie transakcji pomiędzy podmiotami. Jeśli wykonujemy usługę na rzecz innej firmy, to obowiązkowo musimy wystawić fakturę po zakończeniu wszelkich prac budowalnych. Czasami fakturowane są również prace w toku – przykładowo, jeśli chcemy potwierdzić płatność, również wystawiamy fakturę, zaliczkową lub pro forma. W przypadku, gdy usługa wykonywana jest na rzecz osób fizycznych, fakturę można wystawić na wyraźną prośbę klienta. Nie jest jednak tajemnicą, że większość firm budowlanych właśnie w ten sposób dokumentuje wykonanie usługi, zwłaszcza jeśli jej wartość jest bardzo wysoka (więcej tutaj). 

Kiedy firma nie musi wystawiać faktury?

Firmy budowlane nie zawsze są zobowiązane do wystawienia faktury. Dotyczy to na przykład sytuacji, w której klient zrezygnował z usługi, pomimo iż wcześniej podpisana została między stronami stosowna umowa. W takim przypadku, nawet jeśli druga strona wypłaca nam odszkodowanie czy karę umowną, nie dokumentuje się jej fakturą. Wystawienie faktury nie jest też obligatoryjne w przypadku, gdy klientem jest osoba fizyczna. Czasami usługa opiewa na niską kwotę i wtedy klientowi wystarczy paragon bądź rachunek. Faktury nie wystawia się także po przeprowadzeniu poszczególnych etapów prac, chyba że klient ma dokonać płatności w transzach, a nie po zakończeniu wykonywania usługi. Niemniej jednak samo zakończenie pewnego etapu budowy nie obliguje do wystawienia faktury.

O czym należy pamiętać, wystawiając fakturę dla firmy?

Wystawianiem faktur może zajmować się właściciel firmy bądź księgowy. Ważne, aby dana osoba posiadała odpowiednią wiedzę w tym temacie. Przede wszystkim należy trzymać się terminów – dokument musi być wystawiony nie później, niż wskazuje na to ustawa. Ponadto, trzeba zwrócić uwagę na odpowiednią stawkę podatku VAT. Standardowa wynosi 23%, jednak zdarzają się pewne wyjątki. Ważnym elementem jest również data wykonania usługi, zwłaszcza w przypadku tych usług, które wykonywane są w sposób ciągły. Dzięki temu można przyporządkować fakturę do dobrego okresu, zwłaszcza pod kątem podatku dochodowego oraz podatku VAT.